LEREN VAN FOUTEN

Zijn mega-overschrijdingen van tijd en budget te voorkomen?

Roos Vonk*

Bij overheidsprojecten zien we geregeld hetzelfde probleem opduiken: een megaoverschrijding van de geplande tijd en kosten. Is dit te voorkomen? Kunnen we leren van onze fouten? Je zou haast zeggen van niet, want na de Betuwelijn (kostenraming 550 miljoen werd 4,7 miljard; nog niet voltooid), de Noord-Zuidlijn (van 1,5 miljardnaar 3,1 miljard; geplande voltooiing 2005 werd 2018) en het Stedelijk Museum (van 57 miljoen naar 127 miljoen) blijft het maar doorgaan: diverse ICT-projecten nu weer Huis ten Bosch (van 35 naar 63,1 miljoen en 'nog niet helemaal klaar').

Blinde daadkracht

Waarom gebeurt dit telkens weer en lukt het zo slecht om ervan te leren? Vraag je het aan de verantwoordelijken, dan wijzen ze steevast op tegenvallers die specifiek zijn voor dat ene project, van onbetrouwbare aannemers en afhakende investeerders tot onvoorziene problemen in de bodem. Vaak prijzen ze zichzelf ook nog dat ze al die problemen hebben aangepakt en ondanks alle tegenslag hun klus hebben afgemaakt. Maar die vasthoudendheid is nu juist een belangrijke oorzaak van irrationele besluiten: het onvermogen om halverwege de rit je plannen te herzien in het licht van nieuwe feiten. Het lijkt zo daadkrachtig: ‘Er was al twintig jaar over gepraat, nu moeten we dóór ook al zit het tegen’, ‘We gaan voor de hoogste kwaliteit, dus desnoods halen we er nóg meer deskundigen bij’.

Je kunt niet leren van je fouten als je er een positieve draai aan geeft, door bijvoorbeeld koppige hardnekkigheid en een bord voor je kop trots te omschrijven als ‘het einddoel voor ogen houden’ en ‘niet opgeven’. De neiging om onverstandige keuzes positief te framen is volkomen menselijk. Leren van fouten betekent dan ook vaak dat je iets nogal tegennatuurlijks moet doen. Dat geldt ook voor politici en beleidsmakers, die tenslotte ook maar mensen zijn. Daarom zijn er concrete, harde richtlijnen nodig die algemene, bekende gebreken van groepsbesluitvorming helpen tegengaan.

Lessen leren

Het probleem is dat het hoofdstuk ‘lessen leren’ in rapporten over financiële debacles vaak helemaal niet zo concreet is en de uitvoering ervan naar eigen inzicht kan worden ingevuld. Zo waren de lessen uit de Noord-Zuidlijn:

1 zoek tegenspraak
2 bezint eer u begint
3 wees eerlijk over risico’s

Prima adviezen. Maar op deze manier geformuleerd, bieden ze veel teveel ruimte voor eigen invulling, voor wishful thinking, en dus voor de valkuilen die je wilde vermijden. 

1) Het advies ‘zoek tegenspraak’ betekent niet dat je er pas een second opinion bij haalt als het tegenzit, zoals meestal gebeurt; het betekent dat je vooraf, bij het maken van je plannen, al direct op zoek gaat naar tegenstanders; of dat je mensen uit eigen gelederen de opdracht geeft om advocaat van de duivel te spelen en vanaf het prille begin alle mogelijke tegenargumenten te verzamelen.

2) Bezinnen betekent concreet: na een voorlopig eerste besluit plan je een zogenoemde second-chance-bijeenkomst die expliciet bedoeld is om het besluit nogmaals kritisch tegen het licht te houden, en waarbij eensgezindheid niet nodig is; in de tussentijd moeten alle groepsleden praten met buitenstaanders, dit om de tunnelvisie van een groep te doorbreken.

3) Risico’s zijn per definitie onbekend, dus daar kun je niet eerlijk over zijn. Achteraf zeggen dat je pech had met de bodem of met de investeerder getuigt van onvoldoende inzicht in het wezen van risico – namelijk dat het vooraf onbekend is. Het enige wat je zeker weet is dat er altijd wel íéts fout gaat. Op grond van psychologisch onderzoek zou je in de begroting sowieso al bij voorbaat 30 procent onvoorziene kosten moeten opnemen. Gezien eerdere ervaringen met dit type overheidsprojecten zou deze post nog een stuk hoger mogen zijn. Je kunt alleen leren van de fouten van je voorgangers als je aanneemt dat jijzelf net zo’n onvolmaakte, feilbare modderaar bent als iedereen.