LEREN VAN FOUTEN

Hoe kun je mega-overschrijdingen van tijd en budget voorkomen?

Roos Vonk*

In Buitenhof zag ik een gesprek met een Amsterdamse wethouder over de verbouwing van het Stedelijk museum. De problematiek is algemeen – een mega-overschrijding van de geplande tijd en kosten – dus de vraag dient zich aan hoe dat bij toekomstige projecten te voorkomen is. Kunnen we leren van onze fouten? Het lijkt erop van niet, want na de Betuwelijn (kostenraming 550 miljoen werd 4,7 miljard) en de Noord-Zuidlijn (van 1,5 miljard naar 3 miljard) ging het ook hier weer mis: aanvankelijk werden de kosten geschat op 57 miljoen, dit werd 127 miljoen; het museum was acht jaar dicht, ook onvoorzien.

Waarom gebeurt dit telkens weer en lukt het zo slecht ervan te leren? De wethouder legde uit dat er tegenvallers waren geweest: de aannemer ging failliet, de bodem bleek van klei in plaats van zand waardoor het bouwen van de geplande kelder moeilijk werd. Maar ze had zich niet laten kisten, ze had alle problemen opgelost en ze had afgemaakt waar ze aan begonnen was. Daar was ze trots op. Maar die vasthoudendheid is nu juist een belangrijke oorzaak van irrationele besluiten: het onvermogen om halverwege je plannen te herzien en op je schreden te keren in het licht van nieuwe feiten. Het lijkt zo daadkrachtig: “Er was al 18 jaar over gepraat, nu moeten we dóór ook al zit het tegen”; “We gaan voor de hoogste kwaliteit, dus desnoods bouwen we die kelder op kleigrond en halen er een extra deskundige bij”.

Achteraf, en als buitenstaander die vanaf de wal commentaar geeft, heb ik natuurlijk makkelijk praten. Maar je kunt niet leren van je fouten als je er een positieve draai aan geeft, door bijvoorbeeld koppige blinde hardnekkigheid trots te omschrijven als “het einddoel voor ogen houden”. 

Die draaineiging is volkomen menselijk. Leren van fouten betekent dan ook vaak dat je iets heel tegennatuurlijks moet doen. Om die reden zijn er concrete, specifieke, harde richtlijnen nodig, die algemene, bekende gebreken van groepsbesluitvorming helpen voorkomen, zoals bij overheden en besturen. Het probleem is dat het hoofdstuk “lessen leren” in rapporten over financiële debacles vaak helemaal niet zo concreet is, en de uitvoering naar eigen inzicht kan worden ingevuld. Zo had de wethouder de volgende lessen uit de Noord-Zuidlijn toegepast:

Klinkt goed. Maar op deze manier geformuleerd, bieden de adviezen veel teveel ruimte voor eigen invulling, voor wishful thinking, en dús voor de valkuilen waar het om gaat. Als je mensen voor die valkuilen wilt behoeden, moet je ze veel specifieker voorkauwen wat ze wel en niet moeten doen. Concreet:

1) Het advies ‘zoek tegenspraak’ betekent niet dat je er een ‘second opinion’ bij haalt als het tegen zit, zoals in dit geval gebeurd was; het betekent dat je vooraf, bij het maken van je plannen, al direct op zoek gaat naar tegenstanders; of dat je mensen uit eigen gelederen opdracht geeft om advocaat van de duivel te spelen en alle tegenargumenten te verzamelen die er zijn.

2) Bezinnen betekent: na een voorlopig eerste besluit plan je een zogenoemde second-chance bijeenkomst die expliciet bedoeld is om erop terug te komen en waar geen eensgezindheid hoeft te zijn; in de tussentijd moeten alle groepsleden praten met buitenstaanders, dit om de tunnelvisie van een groep te doorbreken.

3) Risico’s zijn per definitie onbekend, dus daar kun je niet eerlijk over zijn. Achteraf zeggen dat je pech had met de klei of de aannemer getuigt van onvoldoende inzicht in het wezen van risico – namelijk dat het vooraf onbekend is. Het enige wat je zeker weet is dat er altijd wel íets fout gaat. Op grond van psychologisch onderzoek zou je in de begroting sowieso al bij voorbaat 30% onvoorziene kosten moeten opnemen. Gezien eerdere ervaringen met dit type overheidsprojecten zou dit nog een stuk hoger mogen zijn. Je kunt alleen iets leren van de fouten van je voorgangers als je aanneemt dat jijzelf net zo’n onvolmaakte, feilbare modderaar bent als iedereen.

 

*Deze column is ontleend aan Collega's en andere ongemakken (Maven Publishing, 2015).